Como Organizar um Evento

Recepção para Convidados

Seu chefe lhe encarrega para realizar uma recepção para convidados. Os membros da sua igreja confiaram em você para que organize a festa de comemoração dos 10 anos da instituição. Sua amiga quer que você organize um jantar reservado para convidados em comemoração ao lançamento do seu livro. Tais situações podem encaminhar muita gente para o desespero, mas não se apavore! Organizar um evento pode ser uma atividade maravilhosa, basta seguir algumas regra. Vamos deixar aqui algumas dicas para te ajudar.

Como Organizar um Evento

Como Organizar um Evento

Em primeiro lugar, qual tipo de evento vai acontecer? Quem irá definir isso é o objetivo e o público alvo. Uma recepção para desembargadores, um coffe break para jornalistas, um lançamento de um livro… tudo isso quem vai te dizer é quem te solicitou ou você mesma e, a partir destas informações você irá pensar no resto.

A Organização

Marketing

Marketing

Como primeiro passo para a organização, defina o lugar. Se sua empresa tiver um espaço para eventos é bem apropriado usá-lo. Ou biblioteca de uma livraria, ou mesmo um restaurante com uma área fechada. Um lugar que tenha relação e diga algo sobre o tema, mas siga regras básicas: espaço para que os convidados possam circular e conversar; tenha sofás ou mesas e cadeiras para os que preferirem ficar sentados e o buffet esteja próximo para que não sejam dadas muitas voltas para reabastecer as bandeiras e otimize as coisas.

Um buffet, a maravilhosa comida, será seu próximo passo para agendamento. Diante da lista de convidados, contrate um buffet para ser responsável pelos comes e bebes da noite. Nada mais elegante que um organizador despreocupado, pois a comida chegará pronta na hora sem ao menos um grama de preocupação. O cardápio deve ser escolhido de acordo com o evento. Caso não tenha nada em mente, peça sugestões ao chefe da empresa a ser contratada do que seria ideal para determinada situação. Os garçons podem vir da empresa de buffet ou por sua conta, mas lembre-se de negociar isso antecipadamente e peça-os para chegar ao menos 2h antes do evento, como garantia de atrasos.

A Decoração

Planejamento

Planejamento

A decoração do ambiente deve ser bem planejada e acompanhada passo a passo. Pode-se contratar uma floricultura e ir guiando-a se quiser flores ou um decorador para eventos e pedir sugestões do que comprar/alugar para ambientar o local. Flores só se for alguma cerimônia. Objetos em mesas se for algo informal. Para uma reunião cujo tema é negócios, apenas mesas mais sofisticadas e cadeiras são uma boa pedida, que podem ser alugadas em lojas especializadas.

E não esqueça: a lista de convidados. Você, como organizador, deve se certificar ou encarregar alguém que faça a confirmação de quem vem. A quantidade de pessoas será crucial para determinar o pedido de comida e bebida também, pois se faz uma estimativa, sempre a mais, claro. Senhas é algo deselegante em muitos eventos, então opte por deixar em uma recepção ou com alguém encarregado uma lista para verificação se apenas os convidados irão entrar na festa, para evitar problemas ou constrangimentos.

Um comentário

  1. muito bom mesmo esse site que Deus abençoe …

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